Verslo valdymo sistemos (VVS)

Verslo valdymo sistema (VVS, angl. ERP) – tai programinė įranga, sujungianti pagrindinius įmonės procesus į vieną visumą: finansus, pirkimus, sandėlį, gamybą, pardavimus ir personalą. Kai visi padaliniai dirba su tais pačiais duomenimis, vadovai priima sprendimus remdamiesi faktais, o ne skirtingų skaičiuoklių versijomis. InnoForce – oficialus SAP partneris Lietuvoje, diegiantis SAP ERP sistemas verslo ir viešojo sektoriaus organizacijoms.

ERP sistema: ką ji apima ir kaip veikia

ERP sistema veikia kaip bendra įmonės duomenų bazė su moduliais skirtingoms veiklos sritims. Užregistravus pirkimo užsakymą, sistema automatiškai atnaujina sandėlio likučius, suplanuoja mokėjimą ir parengia apskaitos įrašus. Pardavimo užsakymas iškart matomas gamybos planavimui, logistikai ir finansams. Taip informacija įvedama vieną kartą ir keliauja per visus procesus be rankinio perkėlimo.

Kas yra verslo valdymo sistema praktiškai? Tai ne tik buhalterinė programa. Gera ERP programa apima visą vertės grandinę – nuo tiekėjo sąskaitos iki ataskaitos valdybai – ir leidžia procesus valdyti pagal vienodas taisykles visose įmonės grupės bendrovėse.

Verslo valdymo sistema vs atskiros programos

Daugelis įmonių auga naudodamos atskiras programas: apskaitai, sandėliui, el. parduotuvei, gamybai. Pradžioje toks modelis veikia, tačiau didėjant apimtims atsiranda dubliuojami duomenys, rankinis eksportas ir importas, vėluojančios ataskaitos bei klaidos. Verslo valdymo sistema šias problemas sprendžia vienu sprendimu:

• vieni duomenys – klientai, prekės, kainos ir likučiai saugomi vienoje vietoje;
• automatizuoti procesai – patvirtinimai, mokėjimai ir apskaitos įrašai formuojami pagal taisykles;
• ataskaitos realiu laiku – vadovams nebereikia laukti mėnesio pabaigos;
• atitiktis reikalavimams – i.SAF, SAF-T, i.VAZ, GPAIS ir SABIS duomenys parengiami tiesiai iš sistemos.

SAP ERP moduliai: finansai, gamyba, logistika, pirkimai

SAP ERP sistemos yra modulinės, todėl diegiama tik tai, ko reikia jūsų veiklai, o vėliau sistemą galima plėsti:

• Finansai ir kontrolingas – didžioji knyga, debitoriai ir kreditoriai, ilgalaikis turtas, savikaina ir biudžetai.
• Pirkimai – poreikiai, užsakymai tiekėjams, sutartys ir sąskaitų tikrinimas.
• Logistika ir sandėlis – atsargų valdymas, priėmimas, komplektavimas ir siuntimas.
• Gamyba – komplektavimo specifikacijos (BOM), gamybos užsakymai, pajėgumų planavimas.
• Pardavimai – pasiūlymai, užsakymai, kainodara ir sąskaitų išrašymas.

Šiuolaikinė SAP ERP sistema yra SAP S/4HANA, veikianti debesyje arba jūsų infrastruktūroje.

ERP sistemos diegimas: etapai, komanda, terminai

ERP sistemos diegimas yra verslo projektas, o ne vien IT užduotis. Mūsų projektai paprastai vyksta šiais etapais:

1. Analizė – kartu su jūsų komanda aprašome esamus procesus, tikslus ir integracijas.
2. Sprendimo projektavimas – nustatome, kaip procesai veiks SAP sistemoje, kurie moduliai reikalingi ir kokių pritaikymų reikia.
3. Konfigūravimas ir integracijos – sistemą pritaikome, sujungiame su el. parduotuve, banku, VMI ir kitomis sistemomis.
4. Duomenų perkėlimas ir testavimas – perkeliame klientų, prekių ir likučių duomenis, testuojame procesus su naudotojais.
5. Mokymai ir paleidimas – apmokome naudotojus ir lydime pirmuosius darbo mėnesius.

Iš jūsų pusės reikia projekto vadovo ir kiekvienos srities atsakingų darbuotojų, kurie geriausiai išmano procesus. Projekto trukmė priklauso nuo modulių skaičiaus, integracijų ir duomenų kiekio – ją aiškiai įvardijame po analizės etapo.

Verslo valdymo sprendimai gamybos ir prekybos įmonėms

Gamybos įmonėms ERP sistema padeda planuoti žaliavų poreikį, apskaičiuoti tikrąją produkcijos savikainą ir sekti gamybos užsakymus. Prekybos įmonės dažniausiai siekia tikslių likučių keliuose sandėliuose, greito užsakymų vykdymo ir automatinio sąskaitų išrašymo. Viešojo sektoriaus organizacijoms svarbiausi biudžeto valdymas, pirkimų kontrolė ir duomenų teikimas valstybės sistemoms. Kiekvienu atveju sprendimą pritaikome konkrečiai veiklai, o ne atvirkščiai.

Renkantis tarp populiariausių verslo valdymo sistemų Lietuvoje, verta įvertinti ne tik dabartinius poreikius, bet ir augimą: ar sistema atlaikys naujas šalis, įmones, didesnį operacijų kiekį ir vis griežtėjančius ataskaitų reikalavimus. SAP ERP sistemos sukurtos būtent tokiam augimui.

Kiek kainuoja ERP sistema ir nuo ko priklauso kaina

ERP sistemos kaina susideda iš licencijų arba prenumeratos, diegimo darbų ir palaikymo. Didžiausią įtaką kainai turi:

• naudotojų skaičius ir licencijavimo modelis (debesis ar vietinė instaliacija);
• diegiamų modulių ir procesų apimtis;
• integracijų su kitomis sistemomis kiekis;
• duomenų perkėlimo iš senos ERP programos sudėtingumas;
• reikalingi individualūs pritaikymai ir ataskaitos.

Po pirminio pokalbio parengiame preliminarų įvertinimą, o po analizės – tikslų pasiūlymą su etapais ir terminais.

Kodėl verta rinktis SAP ERP sistemą

SAP ERP sistema naudojama tūkstančiuose įmonių visame pasaulyje – nuo vidutinių gamintojų iki valstybės institucijų. Ji sukurta remiantis geriausia praktika, todėl daugelis procesų veikia iš karto, be brangių individualių sprendimų. Lietuvos reikalavimams – PVM apskaitai, i.SAF, SAF-T, i.VAZ ir kitoms valstybės sistemoms – InnoForce turi parengtus integracijos sprendimus, kuriuos įdiegiame kartu su ERP sistema.

Kitas svarbus privalumas – mastas. Ta pati ERP sistema gali aptarnauti vieną įmonę arba visą grupę su keliomis šalimis, valiutomis ir sąskaitų planais. Plečiantis veiklai nereikia keisti sistemos – užtenka įjungti naujus modulius ar padalinius.

Dažniausios klaidos renkantis ERP programą

• Renkamasi tik pagal kainą – pigesnė ERP programa gali kainuoti brangiau, kai po kelerių metų jos nebeužtenka ir tenka keisti visą sistemą.
• Neįtraukiami naudotojai – jei procesus aprašo tik IT ar vadovybė, sistema neatitinka kasdienio darbo.
• Perkeliami netvarkingi duomenys – dubliuotų klientų ar prekių nauja sistema nesutvarko automatiškai.
• Per daug pritaikymų – kiekvienas nestandartinis pakeitimas brangina palaikymą ir atnaujinimus.

Šių klaidų padeda išvengti aiški analizė prieš diegimą ir patyręs partneris, kuris kalba ne tik apie technologijas, bet ir apie jūsų procesus.

Dažniausi klausimai apie ERP sistemas

Kas yra verslo valdymo sistema ir kuo ji skiriasi nuo buhalterinės programos?

Buhalterinė programa skirta apskaitai, o verslo valdymo sistema apima visus įmonės procesus – pirkimus, sandėlį, gamybą, pardavimus ir finansus – ir sujungia juos vienoje vietoje.

Kokios populiariausios verslo valdymo sistemos Lietuvoje?

Lietuvoje naudojamos tiek vietinės, tiek tarptautinės ERP sistemos. Didesnės ir sparčiai augančios įmonės bei viešojo sektoriaus organizacijos dažniausiai renkasi SAP dėl jo funkcionalumo, patikimumo ir galimybės plėstis.

Ar ERP sistemą galima naudoti debesyje?

Taip. SAP S/4HANA Cloud leidžia naudoti ERP sistemą be savo serverių, o atnaujinimus ir infrastruktūrą prižiūri SAP.

Ar galima pereiti iš senos ERP programos neprarandant duomenų?

Taip. Prieš perkėlimą duomenis išvalome ir suderiname, perkeliame likučius bei reikalingą istoriją, o rezultatą patikriname kartu su jūsų komanda.

Palaikymas ir tobulinimas po ERP sistemos diegimo

Paleidimas – tik pradžia. Po diegimo InnoForce komanda teikia naudotojų konsultacijas, sprendžia incidentus, atnaujina sistemą pasikeitus teisės aktams ir padeda automatizuoti naujus procesus. Palaikymo apimtį ir reagavimo laiką aiškiai susitariame sutartyje, todėl žinote, ko tikėtis, kai prireikia pagalbos. Augant įmonei ERP sistemą plečiame naujais moduliais, integracijomis ir ataskaitomis – be naujo didelio projekto.

Mūsų komanda dirba su SAP projektais verslo ir viešajame sektoriuje, todėl gerai žino ne tik ERP sistemos galimybes, bet ir Lietuvos apskaitos bei duomenų teikimo specifiką. Pradėti galima nuo trumpo pokalbio: papasakokite apie savo procesus, o mes pasiūlysime, nuo ko verta pradėti.

Pasirinkime ERP sistemą kartu

Papasakokite apie savo situaciją – įvertinsime ją ir pasiūlysime tinkamiausią sprendimą. Skambinkite +370 686 49573, rašykite info@innoforcegroup.com arba užpildykite užklausos formą kontaktų puslapyje.